Wykaz dokumentów niezbędnych do dokonania czynności notarialnych
Notariusz może dokonać ww. czynności w języku obcym, korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.
Przetwarzanie danych osobowych (RODO)
- W razie otrzymania od Państwa obecnie lub w przyszłości informacji stanowiących dane osobowe Notariusz Magdalena Winiarska będzie z nich korzystała wyłącznie do celów związanych z realizacją czynności notarialnych podejmowanych na Państwa życzenie. Będzie ich również używała w ramach wykonywania obowiązków wynikających z odrębnych przepisów związanych z tymi czynnościami (np. pobranie opłat sądowych i podatku).
- Działania Notariusza podejmowane są na podstawie przepisów prawa nakładających na niego obowiązki związane z wykonywaną funkcją i zadaniami (spełnia to wymogi art. 6 ust. 1 lit. b i e oraz art. 9 ust. 2 lit. g, f oraz j Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych 2016/679 – RODO).
- Szczegółowy zakres obowiązków Notariusza definiują przepisy prawa powszechnie obowiązującego, a zwłaszcza ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie,
t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1799. - Notariusz będzie przekazywała Państwa dane osobowe organom publicznym
(np. sądom i organom skarbowym) w zakresie realizacji obowiązków prawnych. - Notariusz ma obowiązek prawny przechowywania Państwa danych osobowych przez okres 10 lat od momentu zakończenia czynności notarialnej, w związku z którą otrzymał te dane.
- Informacje stanowiące Państwa dane osobowe są wykorzystywane przez Notariusza
w związku z istniejącymi wymogami ustawowymi. Oznacza to, że mają Państwo obowiązek podania danych osobowych niezbędnych do prawidłowego (zgodnego
z prawem) wykonania czynności notarialnych. Odmowa przekazania tych informacji Notariuszowi uniemożliwia przeprowadzenie czynności notarialnych. - Zgodnie z obowiązującym prawem mają Państwo możliwość dostępu do informacji stanowiących Państwa dane osobowe. Możecie Państwo również dokonać ich sprostowania lub zażądać ich usunięcia, jeżeli jest to przewidziane przez przepisy ustawy – Prawo o notariacie.
- Jeżeli będą Państwo mieli pytania lub wątpliwości związane z działaniami Notariusza, które dotyczą informacji będących Państwa danymi osobowymi mogą Państwo przesłać je na adres poczty elektronicznej: kancelaria@notariuszkrzyki.pl.
- Jeżeli będą Państwo mieli zastrzeżenia związane z działaniami Notariusza, które dotyczyć będą informacji będących Państwa danymi osobowymi, mogą Państwo zwrócić się ze skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dokumenty
Ustanowienie odrębnej własności lokalu i sprzedaż (nabycie od dewelopera)
- osoba fizyczna – dane osobowe, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
- podstawa nabycia nieruchomości macierzystej, tj.:
- dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
- w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- zaświadczenie o samodzielności lokalu będącego przedmiotem umowy,
- rzut lokalu z zaznaczeniem na kondygnacji budynku,
- rzut pomieszczenia przynależnego do lokalu z zaznaczeniem na kondygnacji budynku,
- ostateczna decyzja o pozwoleniu na użytkowanie budynku, w którym znajduje się lokal będący przedmiotem umowy,
- wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej dla działki, na której posadowiony jest budynek z danym lokalem (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
- wypis z kartoteki lokali, dla lokalu będącego przedmiotem umowy (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
- zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja
o warunkach zabudowy (wydaje gmina), - zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starostwo),
- zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy
o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji, oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina), - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.
Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą)
- osoba fizyczna – dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia nieruchomości, tj.:
- dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
- w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu
1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy
o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina), - jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba na pobyt stały lub czasowy (wydaje urząd miasta)
- zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej (Zarządcy), z którego wynikać będzie, że lokal wolny jest od wszelkich obciążeń, długów, zaległości, w tym zaległości czynszowych i eksploatacyjnych,
- w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.
Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) nieruchomości gruntowej (działki)
- osoba fizyczna – dane osobowe, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
- podstawa nabycia nieruchomości, tj.:
- dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
- w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło
w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- w przypadku, gdy nieruchomość (działka) została podzielona/scalona i podział/scalenie nie zostało ujawnione w księdze wieczystej – ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości wraz z mapą z projektem podziału i wykazem zmian gruntowych, a także wypisy z rejestru gruntów dla wszystkich działek będących przedmiotem podziału/scalenia geodezyjnego,
- wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej, dla działki będącej przedmiotem umowy (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
- zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja o warunkach zabudowy (wydaje gmina),
- zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starostwo),
- zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
- jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- informacja o dostępie do drogi publicznej,
- w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.
Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- osoba fizyczna – dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej zawierające w swej treści:
- opis lokalu,
- potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/osobie,
- informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
- informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
- numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, tj.:
- dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela prawa do lokalu (np. wypis aktu notarialnego, przydział prawa do lokalu, postanowienie sądu lub inny),
- w sytuacji, gdy nabycie prawa do lokalu przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
- jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
- cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
- warunki i data wydania przedmiotu umowy,
- zaświadczenie, z którego wynikać będzie, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba na pobyt stały lub czasowy (wydaje urząd miasta),
- w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.
Akt poświadczenia dziedziczenia (APD)
- dane osobowe osób biorących udział w czynności, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy (wydaje urząd miasta),
- testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),
- akty stanu cywilnego spadkobierców:
- odpisy skrócone aktów urodzenia,
- odpisy skrócone aktów małżeństwa (w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
- odpisy skrócone aktów zgonu (w przypadku, gdy spadkobierca dożył otwarcia spadku, ale na moment stwierdzenia nabycia spadku nie żyje).
Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku
- dane osobowe – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- informacje o spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adresy zamieszkania,
- informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek.
Dział spadku
- dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- prawomocne postanowienie sądu stwierdzające nabycie spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn, z tytułu dziedziczenia, został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- numery ksiąg wieczystych/odpisy ksiąg wieczystych dla nieruchomości/spółdzielczych własnościowych praw do lokali mających założone księgi wieczyste,
- jeżeli przedmiotem działu spadku jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, zawierające w swej treści:
- opis lokalu,
- potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/osobie,
- informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
- informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
- wartość nieruchomości,
- wskazanie wysokości spłaty lub dopłaty, jeśli taka ma nastąpić pomiędzy stronami umowy.
Testament
- dane osobowe sporządzającego testament – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
- dane osobowe osób powoływanych do spadku – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL lub data i miejsce urodzenia,
- w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu
(np. numer rachunku bankowego, numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości będącej przedmiotem zapisu).
Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza, rozszerzenie wspólności ustawowej)
- dane osobowe stron umowy, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
- odpis skrócony aktu małżeństwa.
Podział majątku dorobkowego
- dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- numery ksiąg wieczystych/odpisy ksiąg wieczystych dla nieruchomości/ spółdzielczych własnościowych praw do lokali mających założone księgi wieczyste,
- dokument potwierdzający ustrój majątkowy małżonków, np. umowa majątkowa małżeńska wyłączająca wspólność ustawową lub prawomocny wyrok orzekający rozwód/separację,
- jeżeli przedmiotem podziału jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu -zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, zawierające w swej treści:
- opis lokalu,
- potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/ osobie,
- informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
- informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
- podstawa nabycia przedmiotu umowy, tj.:
- dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela nieruchomości lub prawa (np. wypis aktu notarialnego, przydział prawa do lokalu, postanowienie sądu lub inny),
- w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości lub prawa przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności
i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
- wartość przedmiotu umowy,
- wskazanie wysokości spłaty, jeżeli taka ma nastąpić pomiędzy stronami umowy.
Poddanie się egzekucji
- dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
- osoba prawna – numer KRS/odpis KRS,
- wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli strona ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
- dokument, z którego wynika zobowiązanie do poddania się egzekucji (np. umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego, umowa pożyczki).