Wykaz dokumentów niezbędnych do dokonania czynności notarialnych

Notariusz może dokonać ww. czynności w języku obcym, korzystając z pomocy tłumacza przysięgłego.

Przetwarzanie danych osobowych (RODO)

  1. W razie otrzymania od Państwa obecnie lub w przyszłości informacji stanowiących dane osobowe Notariusz Magdalena Winiarska będzie z nich korzystała wyłącznie do celów związanych z realizacją czynności notarialnych podejmowanych na Państwa życzenie. Będzie ich również używała w ramach wykonywania obowiązków wynikających z odrębnych przepisów związanych z tymi czynnościami (np. pobranie opłat sądowych i podatku).
  2. Działania Notariusza podejmowane są na podstawie przepisów prawa nakładających na niego obowiązki związane z wykonywaną funkcją i zadaniami (spełnia to wymogi art. 6 ust. 1 lit. b i e oraz art. 9 ust. 2 lit. g, f oraz j Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych 2016/679 – RODO).
  3. Szczegółowy zakres obowiązków Notariusza definiują przepisy prawa powszechnie obowiązującego, a zwłaszcza ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie,
    t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1799.
  4. Notariusz będzie przekazywała Państwa dane osobowe organom publicznym
    (np. sądom i organom skarbowym) w zakresie realizacji obowiązków prawnych.
  5. Notariusz ma obowiązek prawny przechowywania Państwa danych osobowych przez okres 10 lat od momentu zakończenia czynności notarialnej, w związku z którą otrzymał te dane.
  6. Informacje stanowiące Państwa dane osobowe są wykorzystywane przez Notariusza
    w związku z istniejącymi wymogami ustawowymi. Oznacza to, że mają Państwo obowiązek podania danych osobowych niezbędnych do prawidłowego (zgodnego
    z prawem) wykonania czynności notarialnych. Odmowa przekazania tych informacji Notariuszowi uniemożliwia przeprowadzenie czynności notarialnych.
  7. Zgodnie z obowiązującym prawem mają Państwo możliwość dostępu do informacji stanowiących Państwa dane osobowe. Możecie Państwo również dokonać ich sprostowania lub zażądać ich usunięcia, jeżeli jest to przewidziane przez przepisy ustawy – Prawo o notariacie.
  8. Jeżeli będą Państwo mieli pytania lub wątpliwości związane z działaniami Notariusza, które dotyczą informacji będących Państwa danymi osobowymi mogą Państwo przesłać je na adres poczty elektronicznej: kancelaria@notariuszkrzyki.pl.
  9. Jeżeli będą Państwo mieli zastrzeżenia związane z działaniami Notariusza, które dotyczyć będą informacji będących Państwa danymi osobowymi, mogą Państwo zwrócić się ze skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dokumenty

Ustanowienie odrębnej własności lokalu i sprzedaż (nabycie od dewelopera)

  • osoba fizyczna – dane osobowe, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
  • podstawa nabycia nieruchomości macierzystej, tj.:
    • dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
    • w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • zaświadczenie o samodzielności lokalu będącego przedmiotem umowy,
  • rzut lokalu z zaznaczeniem na kondygnacji budynku,
  • rzut pomieszczenia przynależnego do lokalu z zaznaczeniem na kondygnacji budynku,
  • ostateczna decyzja o pozwoleniu na użytkowanie budynku, w którym znajduje się lokal będący przedmiotem umowy,
  • wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej dla działki, na której posadowiony jest budynek z danym lokalem (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
  • wypis z kartoteki lokali, dla lokalu będącego przedmiotem umowy (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja
    o warunkach zabudowy (wydaje gmina),
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starostwo),
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy
    o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji, oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
  • jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.

Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość (z księgą wieczystą)

  • osoba fizyczna – dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia nieruchomości, tj.:
    • dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
    • w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu
      1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy
    o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
  • jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba na pobyt stały lub czasowy (wydaje urząd miasta)
  • zaświadczenie Wspólnoty Mieszkaniowej (Zarządcy), z którego wynikać będzie, że lokal wolny jest od wszelkich obciążeń, długów, zaległości, w tym zaległości czynszowych i eksploatacyjnych,
  • w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.

Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) nieruchomości gruntowej (działki)

  • osoba fizyczna – dane osobowe, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia nieruchomości, tj.:
    • dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela danej nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, postanowienie sądu lub inny),
    • w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości przez obecnego właściciela nastąpiło
      w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • w przypadku, gdy nieruchomość (działka) została podzielona/scalona i podział/scalenie nie zostało ujawnione w księdze wieczystej – ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości wraz z mapą z projektem podziału i wykazem zmian gruntowych, a także wypisy z rejestru gruntów dla wszystkich działek będących przedmiotem podziału/scalenia geodezyjnego,
  • wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej, dla działki będącej przedmiotem umowy (opatrzony klauzulą, iż stanowi podstawę dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
  • zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu lub decyzja o warunkach zabudowy (wydaje gmina),
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (wydaje starostwo),
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
  • jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • informacja o dostępie do drogi publicznej,
  • w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.

Zbycie (np. sprzedaż, darowizna, zamiana) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • osoba fizyczna – dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • osoba prawna – numer KRS/odpis KRS, informacja czy osoba prawna jest cudzoziemcem, oświadczenie dotyczące beneficjentów rzeczywistych osoby prawnej,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej zawierające w swej treści:
    • opis lokalu,
    • potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/osobie,
    • informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
    • informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
  • numer księgi wieczystej/odpis z księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  • podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, tj.:
    • dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela prawa do lokalu (np. wypis aktu notarialnego, przydział prawa do lokalu, postanowienie sądu lub inny),
    • w sytuacji, gdy nabycie prawa do lokalu przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • zaświadczenie potwierdzające, czy nieruchomość jest objęta uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji oraz czy jest położona na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji (wydaje gmina),
  • jeżeli zbywcą lub nabywcą jest spółka (np. spółka z o.o., spółka akcyjna) – zgoda na zbycie/nabycie przedmiotu umowy wyrażona w uchwale odpowiednich organów spółki lub umowa spółki (statut) z treści, której wynika, że zgoda taka nie jest wymagana,
  • cena sprzedaży i warunki/terminy płatności,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • zaświadczenie, z którego wynikać będzie, że w lokalu nie jest zameldowana żadna osoba na pobyt stały lub czasowy (wydaje urząd miasta),
  • w przypadku, gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego – oświadczenie/zaświadczenie banku o udzieleniu kredytu wydane w trybie art. 95 ustawy Prawo bankowe oraz umowa kredytowa.

Akt poświadczenia dziedziczenia (APD)

  • dane osobowe osób biorących udział w czynności, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy (wydaje urząd miasta),
  • testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),
  • akty stanu cywilnego spadkobierców:
    • odpisy skrócone aktów urodzenia,
    • odpisy skrócone aktów małżeństwa (w przypadku małżonka spadkodawcy oraz dzieci, które zmieniły nazwisko po wstąpieniu w związek małżeński),
    • odpisy skrócone aktów zgonu (w przypadku, gdy spadkobierca dożył otwarcia spadku, ale na moment stwierdzenia nabycia spadku nie żyje).

Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku

  • dane osobowe – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • informacje o spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adresy zamieszkania,
  • informacje o osobach, które już przyjęły/odrzuciły spadek.

Dział spadku

  • dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • prawomocne postanowienie sądu stwierdzające nabycie spadku lub zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
  • zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn, z tytułu dziedziczenia, został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • numery ksiąg wieczystych/odpisy ksiąg wieczystych dla nieruchomości/spółdzielczych własnościowych praw do lokali mających założone księgi wieczyste,
  • jeżeli przedmiotem działu spadku jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, zawierające w swej treści:
    • opis lokalu,
    • potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/osobie,
    • informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
    • informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
  • wartość nieruchomości,
  • wskazanie wysokości spłaty lub dopłaty, jeśli taka ma nastąpić pomiędzy stronami umowy.

Testament

  • dane osobowe sporządzającego testament – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
  • dane osobowe osób powoływanych do spadku – w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL lub data i miejsce urodzenia,
  • w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego – dane przedmiotu zapisu
    (np. numer rachunku bankowego, numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości będącej przedmiotem zapisu).

Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza, rozszerzenie wspólności ustawowej)

  • dane osobowe stron umowy, w tym: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
  • odpis skrócony aktu małżeństwa.

Podział majątku dorobkowego

  • dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania, stan cywilny,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli którakolwiek ze stron ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • numery ksiąg wieczystych/odpisy ksiąg wieczystych dla nieruchomości/ spółdzielczych własnościowych praw do lokali mających założone księgi wieczyste,
  • dokument potwierdzający ustrój majątkowy małżonków, np. umowa majątkowa małżeńska wyłączająca wspólność ustawową lub prawomocny wyrok orzekający rozwód/separację,
  • jeżeli przedmiotem podziału jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu -zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, zawierające w swej treści:
    • opis lokalu,
    • potwierdzenie, że prawo do lokalu przysługuje określonym osobom/ osobie,
    • informację o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych,
    • informację, że dla danego lokalu nie została założona księga wieczysta i nie ma przeszkód do jej założenia oraz numer księgi wieczystej nieruchomości macierzystej,
  • podstawa nabycia przedmiotu umowy, tj.:
    • dokument potwierdzający nabycie przez obecnego właściciela nieruchomości lub prawa (np. wypis aktu notarialnego, przydział prawa do lokalu, postanowienie sądu lub inny),
    • w sytuacji, gdy nabycie nieruchomości lub prawa przez obecnego właściciela nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia albo nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności
      i zachowku po dniu 1 stycznia 2007 roku – zgoda Naczelnika Urzędu Skarbowego lub zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub, że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
  • wartość przedmiotu umowy,
  • wskazanie wysokości spłaty, jeżeli taka ma nastąpić pomiędzy stronami umowy.

Poddanie się egzekucji

  • dane osobowe, w tym imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zamieszkania,
  • osoba prawna – numer KRS/odpis KRS,
  • wypis aktu notarialnego pełnomocnictwa, jeżeli strona ma być reprezentowana przez pełnomocnika,
  • dokument, z którego wynika zobowiązanie do poddania się egzekucji (np. umowa najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego, umowa pożyczki).